سفارشات نشریات خارجی

شرح وظایف بخش سفارش نشریات خارجی
این بخش تهیه و سفارش منابع غیرکتابی از قبیل نشریات چاپی و غیرچاپی را بعهده دارد. با توجه به تک نرخی شدن ارزهای خارجی دانشگاهها از سال 2003 میلادی رأساً اقدام به تهیه پیش فاکتور و پرداخت وجه    می نمایند. مراحل انجام بقرار ذیل است.

1. تهیه لیست منابع مورد نیاز از طرف واحدهای مختلف دانشگاه

2. تعیین اولویت های منابع مورد خریداری

3. تعیین سقف اعتبار ارزی و ریالی برای هر واحد

4. درخواست بلوکه نمودن اعتبار مورد نیاز برای سفارش منابع واحد

5. درخواست پیش فاکتور از کارگزاران خارجی (حداقل سه مورد)

6. حذف و اضافه نمودن اقلام درخواستی متناسب با بودجه تخصیصی

7. تأیید مراتب از طرف مسئولین محترم دانشگاه

8. دریافت تضمین لازم برای ارسال ارزهای مندرج در پیش فاکتورها

9. تنظیم و تأیید قرارداد فیمابین دانشگاه و کارگزار

10. ارجاع مدارک مربوط به بانک جهت پرداخت وجه

11. دریافت و کنترل منابع سفارشی و مورد نیاز و ارسالی از طرف کارگزار

12. اعاده محموله های رسیده به واحدها و دریافت رسید از آنها

13. تنظیم اسناد مربوطه و ارائه به مسئولین امور مالی

توضیح اینکه، فرآیند فوق برای نشریات On Line  نیز اعمال می گردد.