سفارش و تهیه مواد

سفارش و تهیه مواد کتابخانه مرکزی
در روند مجموعه سازی، برنامه ریزی، انتخاب و سفارش و تهیه با یکدیگر رابطه ای طولی دارند، برین معنا که برنامه ریزی در بالاترین سطح، انتخاب در سطح دوم و تهیه مواد که در واقع عبارت است از اجرای تصمیمات مربوط به گردش کار سفارشات و انتخاب در سطح سوم این روند جای دارد. و بخش سفارشات و تهیه جزء تفکیک ناپذیر از واحدهای دیگر کتابخانه می باشد.
گردش کار در واحد سفارش و تهیه

دریافت سفارش
از آنجائیکه کتابخانه مرکزی پل ارتباطی را در بازار کتاب بین دانشکده ها و ناشران خارجی ایفاء می کند. علاوه بر خریدهای خودش ملزم به دریافت سفارش از سایر دانشکده ها نیز می باشد. بدین طریق که با ارسال نامه ای همراه با کاتالوگهای جدید اعلام میدارد که درخواستهای خودشان را در مدت زمان تعیین شده تسلیم کتابخانه کنند. افراد و گروهها ی مختلف دانشکده ها درخواست تهیه مواد را به صورتهای گوناگون به مسئول واحد سفارش اعلام می کنند که این افراد ممکن است از مقامات سازمان متبوع و دانشجویان و هیئت علمی یا کارکنان کتابخانه باشند که با دریافت سفارش، گردش کار برای تهیه مواد درخواست شروع می شود.
نخستین کار پس از دریافت سفارش جستجوی اطلاعات کتابشناختی است درخواستهای تهیه به شکلهای مختلف و غالباً با اطلاعات کتابشناختی ناقص یا نادرست به واحد سفارش و تهیه میرسد که بهترین کار در این مرحله جستجوی اطلاعات کتابشناختی و یکدست و کامل کردن اطلاعات کتابشناختی مواد مورد درخواست است تا مطمئن شویم اولاً کتابی که سفارش داده میشود در کتابخانه موجود نیست تا مبادا نسخه تکراری غیرلازم از یک کتاب را سفارش دهیم این اطمینان پس از جستجو و به دست آوردن اطلاعات کتابشناختی صحیح در مورد کتاب و مقابله این اطلاعات با صورت کتابهای موجود در کتابخانه حاصل میشود.

اطلاعات کتابشناختی مورد جستجو به شرح زیر است:

1. نام مؤلف بصورت مستند

2. عنوان کتاب

3. نام ویراستار یا مترجم (در صورت وجود)

4. شماره ویرایش

5. نام ناشر و محل نشر

6. تاریخ انتشار

7. تعداد مجلات

8. شماره استاندارد بین المللی کتاب (شابک)

9. بهای پشت جلد

شیوه های تهیه

1- خرید 2- اهداء

1- خرید: بخش اعظم مواد کتابخانه مرکزی از طریق خرید آنها تهیه می شود که این خرید ممکن است بطور مستقیم از ناشر و یا بطور غیرمستقیم از طریق کارگزار انجام شود اما خرید را به دو دسته زیر تقسیم می کنیم.

الف: خرید مواد داخلی      ب: خرید مواد خارجی

الف) خرید مواد داخلی: اکثر خریدهایی که کتابخانه مرکزی انجام می دهد خریدهای داخلی هستند که صرفاً برای خود کتابخانه تهیه می گردد. بعد از اینکه درخواستها آماده شدند و با صورت کتابهای دیگر مطابقت داده شدند و مشاهده گردید که دیگر هیچ مشکلی وجود ندارد و انتخابهای بطرز  اصولی و صحیح انجام گرفته آنها را در یک پوشه ای بنام پوشه درخواستهای جدید (به تفکیک سال) بایگانی کرده تا در موعد مقرر اقدام به خرید نمائیم و ما در سال چندین بار خرید انجام میدهیم.

1- خرید از نمایشگاه بین المللی کتاب: قبل از برگزاری این نمایشگاه که هر سال در اردیبهشت ماه در تهران برگزار می شود ناشرین مختلف کاتالوگها و لیست انتشارات خودشان را جهت فروش به ما ارسال می کنند و ما در این موقع بیشترین وقتمان را صرف انتخاب صحیح و مورد نیاز کتابخانه می کنیم و انتخابهای جدید را همراه با لیستهایی که قبلاً تهیه کرده بودیم در صفحاتی براساس عنوان ، نویسنده، ناشر و تاریخ نشر جمع آوری و جدول بندی می کنیم تا در هنگام خرید سریعتر و دقیقتر کتاب مورد نظر را انتخاب نمائیم.

2- هفته کتاب: در آبان ماه هر سال در هفته کتاب صدها نمایشگاه و فروشگاه کتاب در ادارات دولتی و بالاخص در دانشگاهها و مراکز آموزش عالی برگزار می شود. که در دانشگاه تبریز نیز هماهنگ کننده امر برگزاری نمایشگاه کتابخانه مرکزی میباشد و از آنجائیکه این نمایشگاهها کتابها را با تخفیف قیمت پشت جلد به فروش می رسانند. ما نیز یکسری از کتابهای سالمان را نیز بدین طریق خرید می کنیم.

3- کتابفروشیها: کتابفروشان که خود بیشتر ناشران کتابها را تشکیل میدهند در فصلهای مختلف سال آخرین لیست انتشارات خودشان را به کتابخانه و به بخش سفارشات ارسال کرده و طی نامه ای درخواست فروش میکنند. در این مورد نیز طبق معیارهای قبلی کتابی را که از نظر مراجعه کننده یا user ، نیاز به کتابخانه، استفاده زیاد، قیمت مناسب باشد انتخاب کرده و لیست جمع بندی و مرتب شده را بعد از امضاء و موافقت ریاست کتابخانه به ناشر یا کتابفروش می فرستیم و طی مکالمات تلفنی و کتبی از ناشر درخواست می کنیم کتابها را در اسرع وقت برایمان ارسال کند.

4- تهیه کتاب توسط مسئول بخش سفارشات: یکی از روشهایی که شاید ناآشنا برای دیگران نیز می باشد اینست که خود افراد اعم از هیئت علمی یا دانشجو با مواجحه بخش سفارشات کتاب درخواستی را اعلام میکند. مسئول سفارشات بعد از بررسی و مطابقت دادن کتاب با موجودی کتابخانه یعنی بعد از اینکه مطمئن شد کتاب مورد نظر در کتابخانه موجود نیست و مراجعه کننده زیادی دارد خود شخصاً با مراجعه به انواع مختلف کتابفروشیها یا ناشران اقدام به خرید می کند.

اما خرید از نمایشگاهها غالباً به دو صورت نقدی و غیرنقدی انجام می گیرد که در صورت نقدی بودن ما باید بعد از تحویل و بررسی کتابها و اطمینان از صحت آنها درخواست اولیه را همراه با فاکتورهای خرید گردآوری و بعد از رساندن به امضاء ریاست کتابخانه اناد فوق را جهت پرداخت بدهی و تنظیم سند و تسویه حساب نهایی به حسابداری تحویل دهیم.

ب) خرید مواد خارجی:  از آنجائیکه کتابخانه مرکزی خرید و تهیه مواد خارجی از ناشران را برای کلیه دانشکده های دانشگاه توسط کارگزاران برعهده دارد قبل از پرداختن به نحوه خرید بد نیست اشاره مختصری نیز به نوع انتخاب کارگزار و نقش کارگزاران داشته باشیم که یکی از کارهای اصلی و اساسی در واحد سفارش میباشد و در انتخاب کارگزار باید به این نکات توجه کنیم.

1- توانائیهای کارگزار: منظور از توانائیهای کارگزار بررسی امکانات او از نظر سفارش انواع انتشارات در موضوعات مختلف و همچنین سفارش به ناشران مناطق مختلف جهان است.

2- سرعت عمل کارگزار: یکی از معیارهای سرعت عمل کارگزار این است که معلوم شود که کارگزار چه مدت پس از دریافت سفارش آنرا برای ناشر و بالعکس برای کتابخانه می فرستد.

3- میزان تخفیف: یکی از معیارهای مهم و اساسی اینست که کارگزار چقدر می تواند از ناشر برای خرید کتابها تخفیف بگیرد.

4- میزان توجه وی به نیازهای کتابخانه.

اما درباره ارزشیابی کارگزار بدین طریق عمل می کنیم که هر روز کارگزار را مورد ارزشیابی قرار می دهیم و هر بار که بسته ای می رسد و هربار که صورتحسابی را مورد بررسی قرار می دهیم و هربار که به نحوی با نتیجه کارگزار روبه رو می شویم درباره شیوه کار او قضاوت کنیم اما آنچه مسئول سفارت در ارزشیابی عملکرد کارگزار باید به آن توجه اساسی کنند عبارت است از:

1- میزان تخفیف قیمت کتابها با احتساب هزینه های بسته بندی و ارسال

2- نسبت اقلام دریاقت دریافت شده به اقلام سفارش شده

3- مدت زمان بین ارسال سفارش تا دریافت مواد به طور متوسط

4- مدت زمان بین ارسال سفارش تا ارسال مواد به وسیله کارگزار یا ارسال گزارش وی از وضعیت سفارش

5- مدت زمان بین دریافت کتاب و صورت حساب نهایی

6- میزان نیاز به پیگیری برای هر مورد سفارش به طور متوسط

7- میزان لغو سفارش کتابهایی که در محدوده زمانی خاص منتشر شده اند که به احتمال قوی out print
می شوند.

8- میزان اطلاعات مندرج در صورتحساب

بعد از جمع آوری درخواستها از دانشکده ها آنها را به چند کارگزار که مطابق معیارهای گفته شده باشد ارسال کرده و تقاضای پروفرما برای درخواستهایمان می کنیم. پروفرما عبارت است از لیست کتب درخواست شده که قیمت هر کتاب با تخفیف ویژه و همراه با هزینه حمل و نقل و گمرک و غیره در آن ثبت شده است یا بعبارتی دیگر همان پیش فاکتورهای خرید میباشد. بعد از آنکه پروفرماها از چندین کارگزار بدستمان رسید آنها را یک به یک مقایسه کرده و آن پروفرمایی که کتابهای درخواستی را با قیمت مناسب پست کرده است انتخاب می کنیم سپس با آن کارگزار قرارداد بسته و خریدها یمان را به این نحو انجام می دهیم.

دریافت کتاب:
بعد از بستن قرارداد با کارگزار این کارگزار است که کتابها را در اسرع وقت به کتابخانه تحویل دهد بنابراین مواد کتابخانه ای درخواست شده از طریق کارگزار به کتابخانه فرستاده می شود. پس از دریافت موادی که از طریق پست به کتابخانه میرسد مراحل زیر را انجام می دهیم.

1- پس از باز کردن بسته حتماً باید نشانی گیرنده و نام فرستنده را به دقت نگاه کنیم تا مطمئن شویم که مربوط به کتابخانه است.

2- پس از باز کردن بسته ها باید صورتحساب نهایی یا همان فاکتور را با کتابهای دریافت شده تطبیق دهیم.

3- پس از دریافت کتابها باید آنها را همچنین در پروفرما علامت بزنیم.

4- قبل از زدن مهر اموال از سلامتی کتابها اطمینان حاصل می کنیم.

5- بعد از حصول از معیوب نبودن  کتابها بر چهارچوب کتابها مهر کتابخانه را زده و بر صفحه عنوان و همچنین در صفحه معینی از کتاب مهر اموال می زنیم که این صفحه معین به عنوان صفحه رمز شناخته می شود.

6- سپس مشخصات کتاب را براساس شماره ردیف و عنوان، نویسنده و شماره ثبت یا اموال در دفتر ثبت و یا اموال، یادداشت می کنیم. در آخر وقتی برای هر کتاب شماره ثبت نوشته شد آنرا به بخش فهرستنویسی تحویل می دهیم.

اهداء:
برخی از اشخاص، گروهها، مؤسسه ها و حتی ناشران موادی را به کتابخانه اهداء می کنند که در این زمان ضمن اعلام وصول از اهداء کننده تشکر می کنیم و بر روی آنها  همان کارهایی را انجام می دهیم که برای کتابهای خریداری شده بعد از دریافت انجام دادیم با این تفاوت که در دفتر ثبت آنها را با عنوان کتب اهدایی یادداشت می کنیم. اما در مواردی کتابخانه می تواند مقداری از منابع مورد نیاز خود را از طریق درخواست اهداء دریافت کند و افرادی نیز هستند که حاضر در این مورد کل مجموعه خودشان اهداء کنند مثل مجموعه دکتر نطقی. که هم اکنون تمام آنها را لیست برداری نموده و برای هر کدام شماره اموال جداگانه زده و در دفتر اموال ثبت  کرده ایم.

دفترچه های راهنما یا کاتالوگها
اینها نشریاتی هستند که بوسیله ناشران مختلف منتشر می شوند و مشخصات کتابهای منتشر شده را همراه با عکس و توضیحات مختصری به ما ارائه میدهند تا کتابهای درخواستی را از میان آنها انتخاب کنیم.

CD ها :
همچنین در بخش سفارشات از انواع CD های مورد نیاز نگهداری می شوند و در مواقع لوزم از آنها استفاده می کنیم و یک نسخه از کپی آنها را تهیه کرده و به واحدهای مربوطه ارسال می داریم که عبارتند از:

1- کل دوره های کتابشناسی ملی ایران

2- Book in print که بطور ماهانه تهیه می شود و به مراجعه کننده هایی که می خواهند اطلاعاتی در رابطه با کتاب مورد نظر داشته باشد اطلاعات را جستجو کرده بدین گونه خدمات و سرویس می دهیم.

3- Ulrich

4- CD های کاتالوگها که ناشران ارسال می کنند و غیره

در سالهای گذشته بعد از اینکه از پروفرماها فتوکپی تهیه کردیم و قیمت ها را جمع بندی نمودیم آنها را با نامه بانکی و اصل پروفرماهای کارگزار انتخاب شده و فتوکپی پروفرماهای کارگزار انتخابی و اصل پروفرماهای  مقایسه ای و فتوکپی آنها به تهران وزارت علوم دفتر پشتیبانی و خدمات پژوهشی در تهران جهت صدور مجوز ارزی فرستادیم و فعلاً نزدیک به دو سال است که کار بصورت مستقیم با خود سازمان دانشگاه انجام می گیرد یعنی ارز تخصیصی به هر دانشکده را با تعداد اساتید و دانشجویان دوره دکترا و کارشناسی ارشد تقسیم کرده و مبلغ و اعتبار ریالی برای آن ارز را محاسبه کنیم و به شکل جدول مبلغ ریالی و ارز تخصیصی نام دانشکده و ارز تخصیصی (برای نشریات جدا و کتاب جدا) و نیز رده ای برای ملاحظات بنویسیم که آیا دانشکده مبلغ کسری دارد یا نه؟ بعد به امضای رئیس کتابخانه رسیده و به دانشکده ارسال نمائیم. سپس منتظر جواب نامه از     دانشکده ها می شویم که اعلام کنند مبنی بر اینکه نزد ذیحسابی تأمین اعتبار ریالی کرده اند در غیر اینصورت فعالیتی نمی کنیم چون تا جاب از ذیحسابی نرسد نمی توان کاری کرد و علت فقط تأمین اعتبار ریالی است بعد مقدار اعتبار ریالی که برآورد کرده ایم برابر سهمیه ارزی، طی نامه ای به رئیس دانشگاه می نویسیم که به ذیحسابی بگویند به شکل چک نزد کدام بانکی که اجازه پرداخت ارز دارد ارسال نمایند. برای هر دانشکده نسبت به پولی که حواله می شود و تعداد برگ پروفرماها (مثلاً دانشکده ای در 8 برگ پروفرما دارد و واحد دیگری در 2 برگ و یا دیگری در 14 برگ) و شماره پروفرما و مبلغ ارزی که یا به دلار و یا به پوند یا به یورو می باشد آنها را به بانک مورد نظر که از طرف وزارت علوم معرفی شده، به شکل نامه بانکی و جدا برای هر دانشکده با ذکر نام دانشکده می نویسم که امضای رئیس دانشگاه و مسئول ذیحسابی زیر آن نامه بانکی باید باشد و برای هر پروفرما 3 عدد فتوکپی در می آوریم بعد از امضا   1- یک نامه بانکی + اصل پروفرما و فتوکپی برای پرونده خودمان  2- یک نامه بانکی+ فتوکپی پروفرما برای حسابداری و ذیحسابی  3- یک نامه بانکی که مهر برجسته و امضای رئیس دانشگاه حتماً باید باشد+ اصل پروفرما و فتوکپی آن برای بانک مورد نظر جهت پرداخت پول ارسال می شود. پس از ارسال پول به فروشنده (کارگزار) در خارج از کشور که البته نمایندگی آن در ایران حتماً هست، فیش بانکی از طرف کارگزار به زبان انگلیسی به دستمان می رسد به اضافه فیش بانکی داخل کشور به عنوان رسید پرداخت پول را که از حسابدار دریافت کردیم با مدارک در پرونده حوالجات می گذاریم و یک نسخه از مدارک را که قبلاً حاضر کرده بودیم به حسابدار می دهیم یعنی فتوکپی پروفرماها و نامه بانکی ) حتماً اصل پروفرماها را در پرونده ای که خودمان تشکیل داده ایم بگذاریم. سپس منتظر رسیدن کتب درخواستی از خارج می شویم که توسط نماینده کارگزار کتابها را با صورت حساب (فاکتور) برایمان بفرستند کتب ارسال را به دقت کنترل می کنیم که کتاب درخواستی ما باید با همان ISBN و به همان مبلغ باشد سپس به دانشکده اطلاع می دهیم که با در دست داشتن رسید دریافت کتاب به ما مراجعه کرده و کتابشان را تحویل بگیرندو پس از دریافت کتاب حتماً فاکتور یا صورت حساب را امضا کنند بعضی واحدهای دانشگاه رسید نمی فرستند و خود شخصاً مراجعه کرده و صورت حساب را امضا می کنند و تاریخ دریافت را می نویسند. به همین ترتیب از افراد در سفارشات در یک پروفرما مثلاً 20 جلد کتاب درخواست شده منتظر می شویم که همه کتاب ارسال گردیده و بعد از دانشکده طی نامه ای می خواهیم که برای آن 20 جلد کتاب و به شماره پروفرمای ............ با صورت حسابهای رسیده ............ بر درخواست اولیه کتب قبض انبار و حواله انبار نوشته و به ما بفرستند و ما نیز مدارک لازم را به حسابدار می دهیم تا پروفرمای مورد نظر تسویه حساب گردد و نیز پس از اتمام پروفرماها آهنها را طی جدولی نوشته با نام دانشکده ها شماره حوالجات و مبلغ ارزی و تاریخ حواله همه را به امضای سه تن (رئیس دانشگاه و رئیس کتابخانه مرکزی و مسئول سفارشات) رسانده و هم به بانک اطلاع می دهیم که این پروفرماها تسویه حساب گردیده اند و نیز به کارگزار تسویه حساب را اطلاع می دهیم و پروفرماهای تسویه حساب شده را جزء سند بایگانی می نمائیم. و در ضمن کتب ارسالی را هر دانشکده  را با درخواست اولیه آن دانشکده مقایسه و کنترل می کنیم و مقابل هر کتب ارسالی علامت (      ) می نو.یسیم تا بعداً در مورد سفارش آن کتاب تکرار پیش نیاید.